闭上眼睛，想象这是1597年。在美国，第一批移民试图在纽芬兰定居，但失败了。在英国，著名哲学家弗朗西斯·培根爵士发表了他的《神圣的冥想》，他在书中写道:知识本身就是力量．”
现在睁开你的眼睛。好吧，我们都知道移民们发生了什么。但是，培根的预言呢?结果如何?好吧，让我们快速浏览一下人力资源和人力资源开发的世界，差不多半个世纪过去了，培根的观察仍然非常准确。知识是权力。尤其是在商业方面。
今天把世界上最强大的公司联系在一起的是对公司的尊重和承诺共享的信息在整个组织中(它的正式名称现在是知识转移计划)。
这并不意味着每个员工都必须知道一切。远非如此。但这确实意味着，如果你的文化鼓励和支持知识转移策略(跨地区、跨团队、跨部门和跨年级)，就更有可能成功。
但是为什么呢?
为什么需要知识转移计划
很有可能你已经很有效了在新员工．要有一个坚实的程序来确保在你的员工离开公司或跳槽之前，和他们的继任者有一个彻底的交接期。
知识转移计划远不止于此。
知识转移计划系统地识别、捕获和记录关键信息来自各行各业的专家。它还确保将这些信息结构化、存储并传递给所有可能从中受益的人。
但是为什么你需要标准化和记录这个额外的知识转移过程呢?当然，如果你已经有了其他正式的人力资源流程(例如，全面的员工入职和离职计划)，就没有必要再增加行政管理，把事情弄得太复杂。
让我们来看看。
最大限度降低风险，防未来性能
知识转移计划的主要目标是将组织中与人才和知识流失相关的风险降到最低。
如果您正在经营(并计划继续经营)一家小公司，遵循非正式的、轶事式的知识转移方法的风险是相当低的。但是，对于大多数企业——尤其是那些寻求规模的企业——一个正式的、有文档记录的知识转移计划是在不断变化的运营世界中最小化风险和保证未来绩效的重要组成部分。
不在办公室
取远程工作为例。几年前，人们还不赞成这种做法，认为这是一种不方便或一时兴起的行为，是一种例外。现在，(随着一场全球性的大流行带来了些许改变)，它正成为许多进步企业的标准。
这在很多方面都是积极的一步。但是，随着劳动力的分散，人员和信息更有可能被孤立。以及从裂缝中漏出的知识——特别是通过经验、观察和洞见获得的隐性知识。
上了
规模扩大的公司希望构建协同效应是另一个很好的例子，说明有一个结构化的知识转移计划是值得的。由于相信整体大于部分之和，协同的概念与公司收购、合并或更紧密合作的团队紧密联系在一起。
它需要一种系统的、结构化的知识管理方法来实现。
不仅仅是继任计划
正如我们从上面的协同例子中所看到的，知识转移计划不仅仅是针对关键员工何时离职或跳槽的计划。这是主动确保有一个正式的知识共享策略，以支持正确和有效的信息在组织内流动。
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建立你的知识转移计划
那么，该怎么做呢?首先你需要的是时间。建立一个知识转移计划不是一个两分钟的工作。有很多信息需要收集，这确实需要仔细思考。但一旦完成，你就会受益匪浅。
要引导您完成它，我们创造了一个知识转移计划清单．在下面的五个步骤中，你可以检查出:需要做什么，谁需要参与，以及为什么。那么，让我们开始吧。
步骤1。确定的需求
这第一步为计划的其余部分设定了标准。在这里，您需要确定需要收集哪些类型的信息以及从谁那里收集。可以问的问题包括:
- 你们公司面临的主要风险是什么?
您在这里收集的列表将阐明您为什么需要启动知识转移计划。例如，你的团队中一名关键成员即将离职，或者公司即将合并。这个过程也会突出任何你需要努力的最后期限。 - 哪些业务领域受这些风险影响最大?
做好准备!你可以在这里谈论所有的业务领域。 - 谁是这些领域的“关键人物”或中小型企业(主题专家)?
- 哪些任务是他们执行而其他人不做的?
- 这些人还需要做什么其他活动?
- 谁需要参与?
在这个阶段，你的人力资源部门——领导你的知识转移项目的团队或个人——可能会带头收集和整理信息。必要时，他们需要让每个相关业务领域的关键代表参与进来。
步骤2。优化知识
现在是时候巩固步骤1中确定的所有信息了。通过对重要性进行分级、定义可用性和评估频率，对其进行排序。这意味着量化:
- 什么信息是最需要保持您的业务运行
- 有多少人拥有这种知识
- 多长时间需要这些知识
- 谁需要参与
这个评估阶段可能涉及领导你的知识转移项目的人。
*提示:为什么不在这里应用一个公式呢?例如，对每个类别应用1到3的排名，将总数相加，然后分配高、中或低排名，以确定优先级。
步骤3。收集知识
从这里你将开始看到一个计划的形成。你已经确定了你需要的信息和人员的优先级。现在是时候振作起来了。
列出你已经确定的所有中小型企业，并使用以下指南来获取他们的知识。(请记住，您在这里遵循的过程需要进行的敏感和可持续的-不允许冗长的数据转储会话。)
你需要回答什么问题?
这些可能包括:
- 这个人监督的关键任务及其重要性级别
- 每项任务或活动执行的时间和频率
- 如果有任何依赖关系(是否有任何事情需要在之前或之后完成)
- 世卫组织的影响
- 为什么它很重要
- 需要多少资源来实现它
- 需要哪些技术信息(登录、访问权限等)
- 当前流程的局限性是什么
- 如何改进当前的过程
- 任何可能阻止交付/完成的风险
- 任何构成过程一部分的怪癖、bug、变通方法或捷径
你想要捕捉什么类型的信息?
把每条信息分类，不管它是:
- 明确:易于分享和记录的知识
- 隐式:显性知识(即可转移技能)的应用
- 默认:通过经验、观察和洞察力获得的知识
- 瞬态:知识被制造出来，使用了一段时间，然后就变得多余了
你将如何捕捉不同类型的信息?
一些方法隐性知识包括:
- 指导
- 成对工作
- 指导经验
- 社区
- 工作跟随
- 招聘信息
- 训练
为显性知识，你可以选择:
- 指导经验
- 文档
- 模拟
- 维基百科
- 音频
- 视频
- 成绩单
- 图形和图表
- 艾滋病工作
步骤4。知识转移
获取和传递知识之间只有一线之隔。通过获取知识(尤其是隐性知识)，转移过程的很大一部分通常是在同一时间发生的。但为需要更广泛共享的信息做准备仍然很重要。
以下是你需要考虑的因素:
- 转移的技能或知识是什么?
- 什么时间和资源是可用的?
- 有多少人参与其中?
教练指导的培训是分享知识的好方法，这对更广泛的团队或团队是有价值的。如果是一对一的在职培训可能会更好。 - 相关人员的首选沟通渠道是什么?
如果你的受众广泛而多样，你可能不得不以不同的方式分享同一知识。 - 信息的安全性和隐私级别是什么?
这将决定知识转让的范围和使用的方法。
*提示:当你到达这个阶段时，有一个适当的学习管理系统是很有帮助的。如果你有，很好。使用它:
- 把知识组织起来，这样更容易找到。(以技术为基础的知识管理系统可以帮助提供一个可搜索的、容易获取信息的途径)
- 拖放所有类型的媒体
- 使用内置工具让学习者保持联系和交流
- 自定义安全和隐私级别
- 通过将责任分配给个人或团队来保持知识的更新——另一种方法是提供一个社会框架，比如一个集体责任的Wiki。
第5步。评估知识转移计划
在它的创建过程中涉及了如此多的内容，您将希望了解您的知识转移计划是否有效(或无效)。要做到这一点，你需要定义什么是成功。,这将取决于目标(或“为什么”)你一开始就确定了。
有一些指标更容易获得——例如，如果您的目标是完成知识转移，以解决以下事实:您的大多数员工将在未来5年退休。这样，您就可以跟踪与受影响的关键部门相关联的性能指标，以监视数据中的任何更改。
只要收集到正确的数据，评估从雇佣到生产力的时间，以及与提供员工培训项目(例如，实习入职包)相关的成本也很容易获取和评估。
有了目标，你可能不得不这么做使用定性的方法而不是定量的方法访问的结果。要求并记录反馈，安排后续培训以检查保留和巩固知识，并对新任命的中小企业进行问答、非正式的抽查和追赶。
记住，这是an持续的过程．适应和改变以满足新的组织目标，并处理需要在方法中审查的数据趋势。
下载知识转移计划模板
准备好开始了吗?好。我们已经准备好在路上帮助你了。只需下载您的知识转移计划模板并填写详细信息。
下载我们的知识转移计划模板。
使用我们的分步指南填写数据。
需要一些灵感呢?让我们用一个(虚构的，但相当现实的)例子来说明Jo即将从她的人力资源经理的职位上退休。
作为一名经验丰富的人力资源专家，Jo已经参与管理公司的人力资源超过七年。她的职责包括制定部门的沟通策略，发起内部活动，并为个人冲突解决提供专业的人力资源建议。
意识到工作不会因为她要继续下去而停止，所以决定采用一个知识转移计划来帮助获取她的知识财富，无论是显性的还是隐性的。根据我们的清单，这里有一个知识转移计划样本讲述了乔的故事
谢谢,培根先生
现在轮到你了。拥有一个良好的知识转移计划是开放沟通、透明度和技能发展的良好基础。反过来，这也为一个健康而强大的组织奠定了基础(感谢弗朗西斯·培根!)
